Le stesse procedure cambiano forma a seconda di dove entrano. Qui sono raccontate dal punto di vista di chi le usa, con l'adempimento da cui partono e il tempo che restituiscono.
Il fascicolo viene letto, i dati delle parti e del contributo unificato vengono trascritti nel redattore atti e gli allegati vengono ordinati e nominati secondo la convenzione dello studio. L'avvocato controlla, firma e invia.
Il tempo che si recupera non è quello della compilazione, che pure conta. È quello dei depositi rifatti: un dato del contributo unificato sbagliato o un allegato mancante costano un secondo passaggio, e il secondo passaggio arriva sempre nel giorno peggiore.
Un collaboratore apre il fascicolo cartaceo o la cartella, trascrive a mano i dati nel redattore, cerca gli allegati e li rinomina. Da quaranta minuti a un'ora e mezza per busta, secondo la complessità.
La procedura propone la busta compilata con l'indicazione, campo per campo, del documento da cui ha ricavato il dato. Il controllo dell'avvocato è una lettura, non una ricostruzione.
Le cartelle dei clienti vengono esaminate per intero, comprese quelle ferme da settimane, e le attività imminenti arrivano ordinate per priorità con il file di origine indicato.
La differenza rispetto a uno scadenzario tradizionale sta proprio in questo: lo scadenzario conosce le scadenze che qualcuno ha inserito, mentre questa procedura legge i documenti e trova anche le scadenze che nessuno ha inserito, perché stavano dentro una comunicazione arrivata a luglio e archiviata senza leggerla fino in fondo.
Tutte le cartelle dei clienti, incluse le sottocartelle annidate, non soltanto quelle modificate di recente. È la parte che fa emergere le pratiche dormienti.
Un elenco per cliente diviso fra ciò che è urgente e ciò che va monitorato, con la citazione del file e della data da cui la scadenza è stata ricavata.
Le fatture dei fornitori e i corrispettivi giornalieri vengono riconciliati in automatico, così il costo del venduto e i margini per voce di menù restano leggibili senza lavoro manuale.
In un locale il dato arriva sempre, ma arriva tardi: il commercialista chiude il trimestre e comunica un margine che si riferisce a scelte fatte tre mesi prima. Quando la riconciliazione è quotidiana, l'aumento del prezzo di una materia prima si vede la settimana in cui accade, ed è ancora possibile intervenire sul menù o sul fornitore.
Costo del venduto per periodo, incidenza per categoria merceologica e margine per singola voce di menù, aggiornati senza inserimenti manuali.
Che le fatture arrivino in formato elettronico e che i corrispettivi siano trasmessi regolarmente. Se manca questo, si sistema prima quello.
I contratti attivi vengono schedati per scadenza e rinnovo; in parallelo la visura dell'impresa guida la ricerca dei bandi compatibili con l'attività effettivamente svolta.
Il rinnovo tacito è il punto in cui le piccole imprese perdono più denaro senza accorgersene, perché la finestra di disdetta si apre e si chiude in silenzio. Una scheda per contratto, con la data oltre la quale non si può più uscire, vale spesso più di qualunque rinegoziazione.
Durata, rinnovo tacito, termine di disdetta, penali, obblighi economici e indicizzazioni, estratti e messi in scadenzario.
Profilo dell'impresa ricavato da visura e bilanci, e mappatura delle sole misure a cui quel profilo dà accesso.
L'elenco completo, con il confine di ciò che resta al professionista.
Il servizio dedicato, con relazione tecnica sulla causa.
Mezza giornata di rilevazione, e un progetto scritto prima di qualunque preventivo.
Questi sono gli esempi già in esercizio. La domanda utile non è se il vostro settore compare qui, ma se esiste un adempimento che si ripete uguale e che occupa ore. Se esiste, si può guardare insieme.